Suas tarefas de escritório são estressantes e você está cansado? Se SIM, aqui estão 7 estratégias viáveis para gerenciar seu tempo de forma eficaz e, em última análise, reduzir o estresse.
A administração do tempo é um aspecto muito importante da vida, mas muitas pessoas preferem aprender a administrar seu dinheiro em vez de seu tempo. Na realidade, você pode ganhar mais dinheiro, mas o tempo que você desperdiçou ou desviou não pode ser recuperado.
Se você não consegue administrar bem o seu tempo, com certeza vai acabar estressado. Porém, se você administrar bem o seu tempo, perceberá que será mais feliz e terá muito mais tempo para fazer outras coisas que são importantes para você.
O que é estresse?
O estresse pode ser considerado a resposta física, mental e emocional do corpo a estímulos externos, como perigo ou ameaça. Quando um ser humano se depara com uma situação perigosa ou ameaçadora, o corpo libera uma enxurrada de hormônios do estresse, incluindo cortisol e adrenalina, na corrente sanguínea. Esses hormônios ajudam a engrandecer o foco, aumentar o tempo de reação, enrijecer os músculos e aumentar a força e a resistência, ajudando-o a superar a situação da melhor forma possível.
Isso só mostra que o estresse não é necessariamente uma coisa ruim. Por exemplo, o estresse pode ajudar a mantê-lo alerta durante uma apresentação no trabalho. No entanto, o corpo humano às vezes não consegue distinguir entre perigo físico e sofrimento emocional e, como tal, pode reagir exatamente da mesma maneira a ameaças físicas e emocionais.
Por exemplo, seu corpo pode interpretar a tentativa de cumprir um prazo no trabalho como um perigo físico que resulta na liberação de hormônios do estresse. Quando isso acontece com bastante frequência, torna-se ainda mais fácil para o corpo liberar o hormônio mencionado e mais difícil de desligar, levando você a um estado de estresse elevado na maior parte do tempo.
Qual é a correlação entre estresse e gerenciamento de tempo?
Você está constantemente atrasado em seu trabalho? Você chega no final do dia e descobre que não realizou absolutamente nada em sua lista de tarefas. Bem, é provável que você não seja bom no gerenciamento do tempo e isso não esteja fazendo nenhum bem à sua saúde fisiológica.
Na verdade, um estudo realizado sobre trabalho e estresse descobriu que os trabalhadores que não faziam esforços contenciosos para administrar seu tempo se sentiam menos no controle de suas vidas. Um estudo conduzido pelo British Medical Journal afirma que o estresse no local de trabalho é minimizado por uma gestão eficaz do tempo. Ele também opinou que o estresse no local de trabalho também afeta a vida doméstica e prejudica uma vida relaxada em casa.
Quase todos no local de trabalho sofrem com o estresse associado à tentativa de cumprir prazos e, ao mesmo tempo, tentar conciliar outras responsabilidades e tarefas pessoais. Muitas pessoas no mundo hoje precisam se encaixar no papel de pai, cônjuge ou funcionário. Tentar manter as funções que acompanham todas essas posições pode ser bastante assustador, mesmo com o auxílio da tecnologia.
Existe a crença popular de que, se você for capaz de se esforçar para trabalhar mais rápido, será capaz de superar o estresse. Outros, por outro lado, acreditam que podem administrar melhor o seu tempo aumentando o número de horas de trabalho por dia e, com isso, acabam se privando do sono.
3 Benefícios finais da gestão eficaz do tempo
uma. Ajuda a reduzir a preocupação que surge com a realização de um projeto: ao criar um plano claro e uma linha do tempo de marcos importantes, você reduzirá o estresse que vem de trabalhar em um projeto.
Ter os marcos sob controle ajudará a mantê-lo centralizado e permitirá que você compare seu progresso com os marcos que já definiu. Pelo fato de você poder monitorar facilmente o projeto enquanto ele está em andamento, você ficará muito mais calmo durante o processo.
b. Ele permite que você descanse o suficiente: administrar seu tempo de forma eficaz permitirá que você tenha uma boa noite de sono. Também evita que você tenha que tirar uma folga para relaxar, porque você já descansou adequadamente quando deveria. Com um gerenciamento de tempo eficaz, você pode concluir a tarefa que tem em seu local de trabalho, aproveitar sua vida pessoal e ainda ter um sono profundo.
c. Ajuda a evitar que se sinta sobrecarregado: não é incomum sentir-se sobrecarregado ao tentar iniciar um projeto, especialmente se houver outros projetos menores que ainda precisam de sua atenção. Gerenciando seu tempo adequadamente, você será capaz de priorizar as tarefas mais importantes e, assim, sentir-se mais no controle da situação.
Um dos melhores motivos para melhorar o gerenciamento do tempo é evitar o estresse. No entanto, não importa o quão bem você administre seu tempo, inevitavelmente sentirá algum tipo de estresse de vez em quando. Aqui estão os sintomas comuns de falta de estresse e gerenciamento de tempo:
- Aumento da sensação de irritabilidade
- Fadiga
- Dificuldade de concentração
- Esquecimento
- Perda de sono
- Distúrbios físicos, como dores de cabeça, erupções cutâneas, coceira, cólicas e outros
- Depressão
No entanto, a verdade ainda é que nenhum dos métodos acima mencionados oferecerá uma solução duradoura, porque se forçar até o seu limite apenas o queimará mais rápido e o deixará estressado ainda mais rápido.
Aqui está a boa notícia; você pode melhorar no gerenciamento do tempo. Prestar atenção em como você gasta seu tempo o ajudará a administrá-lo com mais eficácia. Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a administrar seu tempo no trabalho para reduzir o estresse de forma eficaz.
Como gerenciar com eficiência seu tempo de trabalho para reduzir o estresse
1. Faça uso de planejadores: algumas pessoas ainda acreditam que planejar seu tempo apenas toma o tempo que poderiam ter dedicado a questões mais importantes. No entanto, isso está muito longe da verdade. Os planejadores são ferramentas muito úteis para gerenciamento de tempo.
Para usá-los com eficácia, você deve primeiro incluir todos os compromissos agendados regularmente e, em seguida, adicionar outras coisas que precisam ser feitas em determinados horários, mas não estão imutáveis. Em seguida, você deve adicionar outras tarefas que devem ser concluídas durante a semana e adicionar um pouco de recuperação, relaxamento e tempo social, porque são muito importantes se você quiser viver uma vida livre de estresse.
2. Priorizar: a capacidade de priorizar é muito importante para conseguir uma gestão eficaz do tempo e minimizar o estresse. Existem muitas maneiras de priorizar tarefas, uma delas é o método ABC.
Aqui, você terá que criar três listas. A lista A inclui tarefas urgentes. A lista B deve incluir tarefas que devem ser realizadas, mas não são tão urgentes e a lista C deve incluir tarefas que você gostaria de realizar, mas não são urgentes.
Você também pode priorizar tarefas em termos de impacto versus esforço. As tarefas de alto impacto, mas de baixo esforço, serão uma vitória rápida, enquanto as tarefas de alto impacto e alto esforço são seus projetos principais.
Outra forma de priorizar é olhar a urgência versus a importância. Tarefas que são urgentes e importantes devem receber a mais alta prioridade, enquanto tarefas que não são urgentes e não importantes são geralmente consideradas como uma perda de tempo e podem nem mesmo valer a pena se engajar.
3. Controle a procrastinação: a procrastinação simplesmente significa adiar habitualmente tarefas que você pode simplesmente fazer imediatamente. Para a maioria das pessoas, quanto mais estressante, demorado ou indesejável for uma tarefa, maior será a probabilidade de elas tentarem procrastiná-la para uma data futura.
As pessoas também procrastinam por causa da falta de conhecimento ou habilidade para fazer uma tarefa específica. O medo do desconhecido, a ansiedade da avaliação (o medo de não concluir a tarefa bem o suficiente) também são algumas das razões pelas quais as pessoas procrastinam. No entanto, isso só consegue deixar a pessoa ainda mais estressada à medida que o acúmulo de tarefas aumenta. Então, como podemos superar a procrastinação? Podemos fazer isso:
- Dividindo tarefas grandes em partes menores e mais gerenciáveis : por exemplo, se você tiver um projeto que levará cerca de 4 horas para ser concluído. Você pode dividir seu trabalho em blocos de uma hora ao longo de um dia ou até mesmo alguns dias. Tarefas difíceis são mais fáceis de enfrentar se você lhes dedicar apenas uma pequena quantidade de seu tempo.
- Faça uso do plano de cinco minutos: diga a si mesmo que só trabalhará na tarefa por cinco minutos; assim que começar, você notará que provavelmente ultrapassará a marca dos cinco minutos.
- Crie prazos curtos: ter um prazo curto ajudará a cumprir habitualmente os seus prazos. Isso o forçará a sempre fazer as coisas e, dessa forma, quando você se deparar com um prazo longo, não terá tanta pressão e trabalho acumulado.
- Evite tentar ser perfeito: o perfeccionismo é uma qualidade que nunca pode ser alcançada, mas tentar alcançá-lo constantemente sempre deixará você estressado. Seu foco final deve ser sempre fazer o melhor; dar a si mesmo tempo suficiente para fazer o seu melhor irá reduzir seus níveis de estresse.
- Definição de metas: ao revisar suas metas e ficar de olho no preço, você verá a importância do que está fazendo. Tente criar metas que sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado.
- Use o método Pomodoro: aqui você decide uma tarefa que precisa realizar. Em seguida, você define o cronômetro para 25 minutos. Durante esse período, trabalhe na tarefa até que o cronômetro toque. Faça um breve intervalo de três a cinco minutos. Depois de quatro ciclos, comece a fazer pausas mais longas de quinze a trinta minutos.
4. Gerenciar seus compromissos: ter muitos compromissos ou mesmo insuficientes pode levar ao estresse. Abandonar alguns compromissos que possa ter não significa necessariamente que está desistindo.
O que significa é que você sabe o que é importante para você, o limite da tarefa que você pode realizar e você é capaz de decidir como quer gastar o tempo que tem para estar em um nível de produtividade máxima. Não se apresse em se comprometer com coisas que não são importantes para você.
5. Se possível, delegue: tentar fazer tudo sozinho ou tentar estar em todos os lugares ao mesmo tempo pode esgotar rapidamente um indivíduo. É importante observar que por mais competente que seja um empresário ou funcionário, ele não consegue realizar todas as tarefas.
Em vez de tentar microgerenciar tarefas, é melhor delegar funções excessivas a membros competentes da equipe. É aqui que entra uma equipe eficiente. Ao distribuir o trabalho de maneira mais uniforme, todos terão menos tarefas e, como tal, serão mais eficientes e produtivos.
Além disso, é vantajoso distinguir entre quando você pode ajudar e onde é necessário. Líderes experientes aprendem que o último é mais importante do que o primeiro.
6. Aprenda sobre os sinais que podem indicar que você está estressado ou que tem dificuldade em administrar o tempo. Você pode pedir aos seus amigos, familiares ou colegas para lhe darem sinais que eles veem quando você está sob estresse.
7. É preciso se acostumar com o gerenciamento do seu tempo. Você pode praticar perguntando a si mesmo a pergunta simples; “É isso que eu deveria estar fazendo agora?” se sim, eles continuam fazendo isso.
8. Evite desperdícios de tempo: evite desperdícios de tempo no local de trabalho porque são garantidos que o atrapalharão sempre e o impedirão de cumprir a sua tarefa. Algumas dessas perdas de tempo incluem;
- Interrupção: as interrupções sempre farão parte do local de trabalho, porém, é a maneira como você lida com elas que dirá se isso realmente resultará em perda de tempo.
- Poucas habilidades de delegação: tentar realizar muitas coisas sozinho resultará em perda de tempo que poderia ter sido mais bem utilizado em outros empreendimentos.
- Gadgets: os aparelhos de comunicação são muito importantes no local de trabalho, mas se não forem gerenciados adequadamente, telefones celulares, tocadores de música e computadores etc. pode rapidamente se transformar em uma grande fonte de distração e, por fim, resultar em perda de tempo.
- Socializar com colegas de trabalho: a convivência com seus colegas de trabalho é necessária para um ambiente de trabalho saudável, porém, você deve ter em mente que não trabalhou na organização para conviver com outras pessoas. Limite a quantidade de tempo que você gasta discutindo com seus colegas e encarando seu trabalho.
Em conclusão, o estresse é uma ocorrência muito comum no local de trabalho, graças à natureza dinâmica do local de trabalho e à carga de trabalho cada vez maior do trabalhador médio. Mas ainda há esperança de como ser capaz de viver um trabalho gratificante e uma vida pessoal sem estresse.
A verdade sempre permanecerá que sempre haverá muito o que fazer sem tempo ou energia suficiente para atender a todos eles. No entanto, se você aprender a administrar seu tempo com eficiência, poderá simplificar sua vida.