O que é o formulário fiscal W-8BEN para empreiteiros independentes canadenses?

O formulário W-8BEN é um formulário de imposto que os estrangeiros que recebem renda de empresas dos EUA devem enviar a seu empregador para que os impostos de renda federais dos EUA sejam retidos. Os contratados independentes canadenses podem usá-lo para reivindicar isenção de retenções de impostos devido a um tratado de imposto de renda entre os EUA e o Canadá.

Se você for um contratante independente canadense, saber como usar o Formulário W-8BEN o ajudará a evitar o incômodo de ser tributado em ambos os países. Saiba mais sobre como funciona e como preencher.

O que é o formulário W-8BEN?

As empresas americanas geralmente retêm imposto de renda sobre a renda paga a estrangeiros que trabalham para elas. Essa alíquota de imposto geralmente seria de 30%.  Qualquer empresa ou empresa dos EUA precisará de seu nome, endereço e número de identificação de imposto para facilitar os pagamentos a você e qualquer retenção de imposto que possa ser exigida pelo governo dos EUA. Essas informações são obtidas quando você preenche o Formulário W-8BEN.

Além dos detalhes acima, o formulário W-8BEN permite que pessoas de países com os quais os Estados Unidos têm acordos específicos reivindiquem isenções ou taxas especiais de retenção na fonte. Para contratantes independentes canadenses, isso significa que eles podem reivindicar uma isenção de retenções na fonte.

Convenção do imposto de renda dos Estados Unidos-Canadá

A Convenção do Imposto de Renda entre os Estados Unidos e Canadá resultou em um tratado entre os países e foi assinado em setembro de 1980. Após vários ajustes e mudanças, o Senado dos Estados Unidos aconselhou que o tratado fosse ratificado em junho de 1984.

O tratado entrou em vigor oficialmente em janeiro de 1985 e evita que os canadenses tenham que pagar aos Estados Unidos um imposto sobre a renda auferida aqui, além dos impostos pagos à Agência de Receitas do Canadá pela mesma renda.

Como resultado, você pode evitar que a renda de sua empresa seja tributada duas vezes pelos Estados Unidos e pelo Canadá se cumprir as regras de residência e as regras fixas de local de negócios. O Artigo VII do tratado tributário estabelece que os lucros comerciais auferidos nos Estados Unidos por residentes canadenses são tributados nos Estados Unidos apenas na medida em que os lucros estejam relacionados a um estabelecimento permanente nos Estados Unidos.

Quem usa o formulário W-8BEN?

Qualquer contratado estrangeiro que receba pagamento de fontes como juros, dividendos, royalties, remuneração por serviços ou outras formas de receita, deve apresentar o Formulário W-8BEN à pessoa ou entidade que forneceu a receita. Essa pessoa ou entidade é então obrigada a reter e arquivar o imposto de renda desses pagamentos, a menos que o contratante possa provar que está isento.

Como um contratado canadense que recebe renda de uma fonte nos Estados Unidos, você deve enviar um formulário W-8BEN devidamente preenchido à parte ou empresa que está fornecendo a renda. O formulário inclui uma declaração de que você incluirá essa renda dos EUA em sua declaração de impostos canadense.

Seu formulário W-8BEN geralmente permanecerá em vigor até o último dia do terceiro ano civil após você assiná-lo, a menos que suas circunstâncias mudem significativamente.  Assim, por exemplo, se você assinar o formulário em 1 de dezembro de 2020, ele irá permanecerá em vigor até 31 de dezembro de 2023, a menos que algo mude em seu status para invalidá-lo mais cedo.

Determinando sua residência no Canadá

Sua capacidade de solicitar isenção, é claro, depende de sua capacidade de reivindicar residência e obrigações como contribuinte canadense. Isso depende de alguns fatores relacionados a onde você mora e onde opera sua empresa.

As regras de residência

Você é considerado residente do país no qual tem uma “residência permanente”, portanto, você é tratado como residente do Canadá se sua residência permanente for lá.

Se você for um contribuinte com residente duplo no Canadá e nos Estados Unidos, o Artigo IV esclarece sua situação de residência usando uma regra de desempate.  A regra de desempate usa os seguintes critérios para determinar sua residência:

• Onde você tem uma casa permanente
• Se você tem uma casa permanente em ambos os lugares, onde você tem relações pessoais e econômicas mais próximas, conhecido como um centro de interesses vitais
• Se o seu centro de interesses vitais não pode ser determinado, onde você vive habitualmente
• Se você vive habitualmente em ambos os países, de onde é cidadão
• Se você for cidadão de ambos ou de nenhum dos países, onde os Estados Unidos e o Canadá concordam mutuamente que você é residente

Se você trabalha em um governo estadual, local ou federal, geralmente é considerado residente no país onde esse governo está localizado.

Localizando Seu Local Fixo de Negócios

Se você for um contratante independente ou proprietário de uma empresa, pode ter um ou mais locais de negócios.

Trabalhar através ou com empresas dos EUA não estabelece os EUA como seu local fixo de negócios. Em vez disso, seu local fixo de negócios é um estabelecimento permanente onde seus negócios são total ou parcialmente realizados, como:

• Local de gestão
• Escritório ou filial
• Fábrica ou oficina
• Local de extração de recursos naturais, como uma mina, poço de petróleo ou gás ou pedreira
• Edifício ou local de construção (apenas se durar mais de 12 meses)
• Plataforma de perfuração ou navio (apenas se for usado por mais de três meses em um período de 12 meses)

A localização dos seus locais fixos de negócios impacta onde você é considerado residente e onde deve pagar impostos. Se o seu local fixo de negócios for no Canadá, você será tratado como um empreiteiro canadense que faz negócios com empresas americanas.

Onde obter um formulário W-8BEN

Você pode obter uma cópia do Formulário W-8BEN no site do IRS ou solicitar um da empresa ou pessoa com quem você está fazendo negócios. Assim que tiver uma cópia, basta preenchê-la e devolvê-la a eles. Não envie para o IRS.

Como preencher e ler o formulário W-8BEN

O formulário W-8BEN é relativamente simples de preencher. Você precisará estar preparado com as seguintes informações:

• Linha 1: forneça seu nome ou o nome da empresa.
• Linha 2: forneça seu país de cidadania.
• Linha 3: digite seu endereço de residência permanente.
• Linha 5: digite seu número de identificação fiscal nos EUA.
• Linha 6: digite seu número de identificação fiscal estrangeiro.
• Linha 7: Forneça seu número de seguro social canadense ou seu número de identificação de imposto corporativo canadense.
• Linhas 9 e 10: especifique as regras do tratado tributário que se aplicam a você e marque a caixa apropriada se estiver operando com um nome comercial.

Reivindicação de reembolso de sua retenção de imposto de renda dos EUA

Caso seus clientes nos EUA retenham parte de sua receita, você pode obter esse dinheiro de volta preenchendo uma declaração de imposto de renda de não-residente nos EUA, Formulário 1040-NR, juntamente com o Formulário 8833 para divulgar sua posição sob o Tratado de Impostos EUA-Canadá.

Para quaisquer formulários fiscais que você deva preencher para conduzir negócios, seja para trabalhar para uma empresa dos EUA ou para recuperar a retenção de impostos nos EUA, consulte um contador com experiência em declarações fiscais de não residentes.

As informações contidas neste artigo não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico e não substituem esse aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações neste artigo podem não refletir as leis do seu próprio estado ou as alterações mais recentes da lei. Para obter aconselhamento fiscal ou jurídico atual, consulte um contador ou advogado.