O que é o formulário W-2?

O Formulário W-2 é a “Declaração de Salários e Impostos” anual que informa sua renda tributável obtida de um empregador para você e para o Internal Revenue Service (IRS). O formulário também inclui impostos retidos de seu pagamento, bem como pagamentos de Seguro Social e Medicare feitos em seu nome por você e seu empregador.

Todos esses impostos são retidos na fonte de seu pagamento e enviados às autoridades fiscais federais e estaduais em seu nome. Várias caixas aparecem no formulário, cada uma citando uma determinada parte de seus ganhos e retendo. Cada um está rotulado, mas entender o que cada uma dessas notações significa pode tornar o processo de transferência correta das informações para sua declaração de impostos muito mais fácil.

O que é um formulário W-2?

Os ganhos são relatados ao destinatário, bem como ao IRS, em uma série de formulários informativos a cada ano. O W-2 é usado apenas para rendimentos de funcionários dos quais os impostos foram retidos. Informa os funcionários sobre a renda que eles devem reivindicar nas declarações de impostos e os pagamentos que já fizeram. 

Ele também informa ao IRS quanto de renda o funcionário deve reivindicar e confirma o que ele pagou em impostos.

Quem usa um formulário W-2?

Os funcionários são obrigados a relatar todos os salários ganhos em seus empregos em suas declarações fiscais anuais. Você deve receber um Formulário W-2 de seu empregador, seja você um trabalhador em tempo parcial ou integral, se tiver ganho $ 600 ou mais dessa empresa durante o ano fiscal.

Você deve receber três cópias de seu W-2: Cópias B, C e 2, detalhando o que foi pago e o que foi retido:

• A cópia A é enviada à Administração da Segurança Social pelo seu empregador.
• Anexe a Cópia B à sua declaração de imposto de renda federal, se estiver enviando-a. Guarde-a com seus outros documentos fiscais por pelo menos quatro anos se estiver enviando sua declaração por e-mail.
• Guarde a cópia C com seus documentos fiscais por pelo menos quatro anos. Esta é oficialmente sua cópia.
• Anexe a Cópia 2 à sua declaração de imposto de renda estadual se você estiver enviando-a. Caso contrário, mantenha-a com seus documentos fiscais por pelo menos quatro anos, como faria com a Cópia B.

Onde obter o formulário W-2

Os empregadores devem preparar um Formulário W-2 para cada funcionário elegível e fornecer cópias ao IRS e à Administração do Seguro Social. Os empregadores devem enviar pelo correio ou entregar em mãos seu Formulário W-2 até 31 de janeiro do ano fiscal anterior – por exemplo, até 31 de janeiro de 2021, para os rendimentos de 2020.

O que fazer se você não receber o formulário W-2

Pergunte ao seu empregador quando os Formulários W-2 foram enviados aos funcionários, caso você não tenha recebido o seu até meados de fevereiro. Você também pode solicitar outra cópia impressa de seu W-2, mas alguns empregadores irão cobrar uma taxa nominal para fornecer a você uma cópia adicional.

Você pode entrar em contato com o IRS para obter assistência pelo telefone 800-829-1040 se achar que é possível que seu empregador não tenha enviado W-2s ou se seu empregador se recusar a lhe dar um. Certifique-se de ter certas informações ao seu alcance:

• Nome e endereço completo do seu empregador
• O número de identificação fiscal, se você souber
• O número de telefone deles

Você também deve ser capaz de fornecer pelo menos uma estimativa dos salários que recebeu, do imposto de renda federal que foi retido e das datas em que começou e terminou o emprego, caso não trabalhe mais lá. Essas informações devem estar disponíveis em seus contracheques.

Você também pode pedir ao seu empregador para corrigir qualquer informação errada em seu Formulário W-2. O número do seu Seguro Social pode estar incorreto, seu nome pode estar incorreto ou seus salários e valores retidos na fonte podem estar incorretos.

Como ler seu formulário W-2

As caixas de A a F são todas informações de identificação: seu número de Seguro Social; número de identificação fiscal de seu empregador ou EIN; endereços de todos; e seu nome legal completo. A caixa D é um número de controle que identifica seu documento Form W-2 exclusivo nos registros de seu empregador.

As caixas numeradas no Formulário W-2 registram suas informações financeiras.

• A caixa 1 relata o total de seus salários ou salários tributáveis. O número também inclui dicas que você relatou ao seu empregador, bônus e outras compensações tributáveis. Benefícios adicionais tributáveis, como seguro de vida em grupo, estão incluídos aqui, mas o Quadro 1 não inclui quaisquer benefícios antes dos impostos, como contribuições de poupança para um plano 401 (k), plano 403 (b) ou seguro saúde. O número que aparece na Caixa 1 é relatado na Linha 1 do Formulário 1040 de 2020.
• O Quadro 2 relata quanto seu empregador reteve de seus contracheques para impostos de renda federais. Este número é relatado na Linha 25a do Formulário 1040.

• O Quadro 3 relata o valor total de seus salários que estão sujeitos ao imposto da Previdência Social. Este imposto incide sobre salários até $ 137.700 no ano fiscal de 2020.  Esta “base salarial” é ajustada anualmente para se adaptar à inflação. Verifique com seu empregador se o Quadro 3 mostra um valor acima da base salarial. As dicas que você relatou ao seu empregador não devem ser incluídas no Quadro 3. Elas são relatadas no Quadro 7.
• O Quadro 4 relata o valor total de impostos da Previdência Social retidos de seus contracheques. O valor mostrado no Quadro 4 não deve ser superior a $ 8.537,40 porque o imposto da Previdência Social é uma alíquota fixa de 6,2% sobre sua renda salarial até $ 137.700. A base salarial multiplicada por 6,2% resulta em $ 8.537,40.
• O Quadro 5 informa o valor de seus salários que estão sujeitos ao imposto do Medicare. Não existe uma base salarial máxima para o Medicare.
• O Quadro 6 informa quanto em impostos foi retido de seu contracheque para o imposto do Medicare, que é uma taxa fixa de 1,45% de seus salários totais do Medicare no ano fiscal de 2020. Você pode descobrir que o valor no Quadro 6 é maior do que o Quadro 5 multiplicado por 1,45% se você ganha uma renda significativa porque o Imposto Adicional do Medicare adiciona um adicional de 0,9%.
• O Quadro 7 mostra qualquer receita de gorjetas que você informou ao seu empregador. Estará vazio se você não relatou nenhuma dica. O Quadro 7 e o Quadro 3 devem somar ao valor que aparece no Quadro 1 se você não tiver nenhum benefício antes dos impostos, ou pode ser igual ao valor no Quadro 5 se você receber benefícios antes dos impostos. O total das Caixas 7 e 3 não deve exceder a base salarial da Previdência Social. O valor da Caixa 7 já está incluído na Caixa 1.
• O Quadro 8 relata qualquer receita de gorjeta que foi alocada a você pelo seu empregador. Este valor não está incluído nos salários que são relatados nas caixas 1, 3, 5 ou 7. Em vez disso, você deve adicionar suas gorjetas alocadas aos seus salários tributáveis ​​na Linha 1 de seu Formulário 1040, e você deve calcular seu Seguro Social e Impostos do Medicare, incluindo esta receita de gorjeta usando o formulário 4137 do IRS.
• O Quadro 10 relata quaisquer quantias que você possa ter sido reembolsado por despesas de assistência a dependentes por meio de uma conta de despesas flexíveis (FSA), ou o valor em dólares dos serviços de assistência a dependentes fornecidos a você pelo seu empregador. Reembolsos e serviços abaixo de $ 5.000 não são tributáveis, mas qualquer quantia acima de $ 5.000 deve ser relatada como salários tributáveis ​​nas caixas 1, 3 e 5.  Os benefícios de cuidados a dependentes são relatados no formulário 2441.
• O Quadro 11 relata todos os pagamentos que foram distribuídos a você do plano de compensação diferida não qualificado de seu empregador ou um plano de pensão não governamental Seção 457. O valor na Caixa 11 já está incluído como salários tributáveis ​​na Caixa 1.
• A Caixa 12 aplica-se à compensação diferida e outras compensações. Vários tipos de remuneração e benefícios podem ser relatados no Quadro 12, então o IRS simplificou isso tanto quanto possível, permitindo que seu empregador insira um código de uma única letra ou duas letras seguido pelo valor em dólares de sua remuneração. Peça ao seu empregador para determinar o que o código significa.
• Três caixas de seleção aparecem na Caixa 13 . O primeiro será marcado se você for um funcionário estatutário. Isso significa que você relataria os salários deste W-2 – e de quaisquer outros formulários W-2 que receber marcados como “funcionário estatutário” – no Anexo C do Formulário 1040. Seus salários não estão sujeitos à retenção de imposto de renda, então você deve ver um zero na Caixa 2 ou deve estar em branco. Os ganhos estão sujeitos ao imposto de Seguro Social e Medicare, portanto, os Quadros 3 a 6 devem ser preenchidos. Essas caixas também serão marcadas se você participou do plano de aposentadoria do seu empregador durante o ano fiscal. Finalmente, essas caixas serão marcadas se você recebeu auxílio-doença de terceiros sob a apólice de seguro de terceiros do seu empregador. O subsídio de doença não está incluído em seus salários Caixa 1, geralmente sujeito a impostos de Seguro Social e Medicare.
• Seu empregador pode relatar informações fiscais adicionais no Quadro 14 . Quaisquer valores relatados no Quadro 14 devem incluir uma breve descrição de para que servem. As quotas sindicais, o auxílio pago pelo empregador ou as contribuições após os impostos para um plano de aposentadoria podem ser relatados aqui.
• A caixa 15 informa o estado do seu empregador e o número de identificação fiscal estadual. 
• A caixa 16 relata o total de salários tributáveis ​​que você ganhou naquele estado. Pode haver várias linhas de informação aqui se você trabalhou para o mesmo empregador em vários estados.
• O Quadro 17 relata o valor total de impostos de renda estaduais retidos de seus contracheques para os salários relatados no Quadro 16. Esses impostos podem ser dedutíveis como parte da dedução de impostos de renda estaduais e locais no Anexo A do Formulário 1040 federal se você especificar seu deduções.
• O Quadro 18 relata salários que estão sujeitos a impostos locais, municipais ou outros impostos estaduais.
• O Box 19 relata o total de impostos retidos de seus contracheques de impostos de renda locais, municipais ou outros estaduais. Este valor também pode ser dedutível como parte da dedução de impostos de renda estaduais e locais se você especificar suas deduções no Anexo A.
• O Quadro 20 fornece uma breve descrição do imposto local, municipal ou outro estado que está sendo pago. A descrição pode identificar uma determinada cidade ou pode identificar um imposto estadual, como pagamentos de seguro de invalidez estadual (SDI).

Como preencher seu formulário W-2

Insira os valores em cada caixa na linha apropriada de sua declaração de imposto. Some as caixas se você for casado e apresentar uma declaração conjunta e você e seu cônjuge tiverem W-2s.