O que é um plano responsável?
Um plano de prestação de contas é aquele que segue os regulamentos do Internal Revenue Service (IRS) para reembolsar os trabalhadores por despesas de negócios nas quais o reembolso não é contabilizado como receita. Isso significa que os reembolsos não estão sujeitos a impostos retidos na fonte ou relatórios W-2. No entanto, essas despesas devem ser relacionadas aos negócios para se enquadrarem em um plano responsável.
Principais vantagens
- Um plano de prestação de contas é um processo de reembolsar os funcionários por seus custos relacionados ao trabalho.
- Os planos contabilísticos não estão sujeitos a tributação, pois não são considerados uma forma de compensação do trabalho.
- Os custos só podem ser considerados parte de um plano contábil se estiverem relacionados ao negócio, relatados com precisão e se reembolsos excedentes forem devolvidos.
- Se um custo reembolsado for considerado não contabilizável, ele estará sujeito a tributação pelo IRS. O excesso de fundos geralmente deve ser devolvido em 120 dias.
Como funciona um plano responsável
Um plano contábil difere de um plano não contábil. Se o plano de reembolso de uma empresa não seguir os requisitos do IRS para um plano de prestação de contas, o plano não é responsável e o reembolso das despesas é considerado parte da remuneração do funcionário e, portanto, está sujeito a retenção e deve ser relatado no formulário W do funcionário .
De acordo com as regras do IRS, de acordo com um plano contábil, as despesas são reembolsadas se forem relacionadas ao negócio e forem adequadamente contabilizadas. Além disso, os valores pagos em excesso dos custos reais devem ser devolvidos à empresa dentro de um prazo especificado. Despesas comerciais incorridas pelos funcionários podem incluir coisas como viagens, refeições, hospedagem, entretenimento ou transporte. Os funcionários são obrigados a contabilizar adequadamente as despesas com registros e a devolver qualquer reembolso em excesso dentro de um período de tempo razoável.
Os empregadores não são obrigados a enviar os detalhes de seu plano ao IRS, mas devem ser capazes de demonstrar que atendem aos requisitos de um plano responsável.
Os empregadores geralmente são capazes de utilizar requisitos de plano de prestação de contas mais rígidos do que os publicados pelo IRS.
Requisitos para um plano responsável
Os requisitos para um plano de prestação de contas são que eles sejam relacionados aos negócios, que as despesas do funcionário sejam adequadamente contabilizadas para seu empregador de uma forma razoável e oportuna e que qualquer reembolso em excesso deve ser devolvido ao empregador em um período de tempo razoável.
Para que as despesas sejam consideradas relacionadas aos negócios, elas devem (vagamente) atender aos seguintes requisitos: que os custos devem ser incorridos durante o curso de emprego, e que qualquer despesa que se misture entre uma despesa pessoal e uma despesa comercial seja devidamente contabilizada como tal, dividindo a despesa entre o empregador e o empregado. Um exemplo comum é o de um carro pessoal usado para viagens de negócios: em tal caso, pode-se esperar que um funcionário contabilize as milhas que foram incorridas durante o curso de seu transporte pessoal e transporte relacionado ao trabalho, dividindo os custos adequadamente.
A contabilidade adequada está normalmente sujeita à confirmação de terceiros para fins de provar que os fundos dos funcionários eram relacionados aos negócios. Os recibos são uma forma comum de comprovação de terceiros que os funcionários usarão para provar a legitimidade de suas solicitações de financiamento. No entanto, há exceções a esta regra, incluindo casos de custos de não hospedagem que totalizam menos de US $ 75, reembolso de refeição que se enquadra nos padrões de diárias do IRS e custos de transporte para os quais é difícil obter um comprovante oficial de pagamento, como táxis , metrôs e ônibus. Em geral, a expectativa para o retorno dos fundos de reembolso em excesso é que esses fundos sejam devolvidos ao empregador em até 120 dias após o seu desembolso.